ケース別・内定への返事の仕方（承諾する・辞退する・返事を待ってもらう）

メールではなく電話で返事をします。電話で合否連絡を受けた場合は、そのまま承諾の旨を伝えても構いません。

企業側は、内定を承諾してくれるかどうか心待ちにしているものです。相手のそわそわした感情を吹き飛ばすには、メールよりも電話で喜びと感謝の声を伝えることが一番。入社後の印象を良くする意味でも、電話のトーンは明るく元気よく、がベターです。
もちろん、「内定に承諾した」という証拠を残す意味で、メール連絡をするのも構いません。但し、その場合も電話＋メールが親切です。

書面で伝えねばならない場合はお礼状を作成

結果が郵送等で来て、こちらからも書面で承諾の旨を伝えなければならない場合は、必要書類に加えてお礼状を作成しましょう。お礼状はA4と同じまたは少し小さめの便箋に手書き（ボールペン・サインペン等）で作成します。

××株式会社
人事部
××様

拝啓　貴社ますますご隆昌のこととお慶び申し上げます。
先日はお忙しい中、ご面接のお時間を頂き、誠にありがとうございました。
また、この度は内定のご連絡を頂戴し、貴社に入社できることを、心より感謝いたしております。
1日も早く貴社の戦力となれるよう、一生懸命尽力して参ります。
どうか今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ、書中をもちましてお礼を申し上げます。

敬具

作成したお礼状を同封の上、内定承諾の書類を郵送したら、企業側に電話で「先ほど郵送の手配を致しました」と一報入れておきましょう。

他社に入社する場合や、最終面接で先方に違和感を感じた場合など、内定を辞退する場合も、必ず電話で連絡をするのがマナーです。

辞退の理由を聞かれた場合は、「家庭の事情」や「他にやりたい仕事が見つかってしまった」など、相手を責めず自分側の問題であることを強調しましょう。それ以上深く聞かれて話したくないことがある場合は「そこまではお答えしかねます」と伝えましょう。この業界、どこでどう繋がるかわかりませんから、どこの会社に入社するのかは、言わないでおいた方が無難です。

他社の結果待ちなどで、今すぐに内定への返事が難しい場合には、すぐに連絡を入れて保留したい旨を伝えましょう。
但し企業側は、あなた以外に良い人材が居た場合その人への内定連絡も待たねばならなかったり、決められた日までに別の応募者を選考しなければならないなど、シビアな採用スケジュールの上で動いています。返事を待ってもらえるとしても、3～４日程度が常識の範囲内。どんなに長くても1週間が限度でしょう。それ以上になると、内定を取り消されてしまう可能性も。

正直に他社の結果を待っていると伝えても構いませんが、志望度が低く見なされてしまう可能性もあります。嘘にならない範囲で伝えずに済むなら、いっそ明言しないほうがベターです。

合否連絡が来ない場合は…

合否連絡は、「通常なら最終面接後3日～2週間前後」とお話ししましたが、遅い企業では、1ヶ月程度かかる場合もあります。2週間経っても連絡がない場合は、問い合わせてみると良いでしょう。

「○月○日にご面接いただいた××と申しますが、結果の通知はしていただきましたでしょうか？」

ポイントは、「結果がまだ来ない」というニュアンスにしないこと。先方は既に通知をしたのに何らかの事情（メールサーバーのエラーや郵便の誤配など）で届いていないということもあり得るため、あくまで「先方が既に連絡をしてくれているのでは」という前提で話すと安心です。

いずれの場合もメールだけの連絡はNG

メールの場合、サーバーエラーやメールフィルターの影響で、相手に届かない可能性があります。自分では承諾をしたつもりでも、相手に届いて居なかったがために「連絡なし」と判断され、内定取り消しになるケースは過去に何件も発生しています。また、辞退の場合も、こちらが送ったとは知らず、既に備品購入等の受け入れ準備を進めたり、他の応募者に不採用の通知を送ってしまうケースも。必ず電話連絡が基本です。